どちらの会社でも、機密文書にあたる書類
というのは存在すると思います。
文書規定によって、３年間保存とか、５年間保存とか、
物によっては永久保管なんていう書類もあると思います。
私が勤務していた会社では、機密文書は段ボールの保存箱にいれ、
大型サランラップのようなものでぐるぐる巻きにして、勝手に取り出せないようにし、
自社の倉庫の、棚の上の方に保管されていました。
しかし、誰も管理していなかったので、機密文書の段ボールがたまり放題。
ある日見かねた役員が、総務部に「ちゃんと文書管理せい！」と指示して以来、
専門業者さんに管理してもらう事になりました。
毎年年末になると、「廃棄してもいいか？」という連絡がきて、
必要年数保管した文書は廃棄処分（燃やす）となっています。
自分たちで管理するとなると、
日常業務に追われてなかなか上手に管理できませんが、
やはりプロの文書管理専門業者にお願いすると、
管理がちゃんとなされるなぁ、と感心しています。